Fuente: Gobierno de Polonia en polaco.
KSeF to system do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych.
Przypominamy, jak zalogować się do KSeF, wystawiać i odbierać faktury oraz jak korzystać z najważniejszych funkcji systemu w codziennej pracy.
Jak zalogować się do KSeF?
a) Wejdź na stronę: ksef.podatki.gov.pl i kliknij w panel „Zaloguj się do KSeF” znajdujący się po prawej stronie.
b) Wybierz sposób logowania. Możesz zalogować się za pośrednictwem:
login.gov.pl (m.in. aplikacji mObywatel, bankowości elektronicznej, e-dowodu lub Profilu Zaufanego),
kwalifikowanego podpisu lub pieczęci elektronicznej.
Logowanie przez aplikację mObywatel:
a) wybierz logowanie przez login.gov.pl, b) wskaż aplikację mObywatel jako metodę uwierzytelnienia, c) zeskanuj kod QR w aplikacji na telefonie, d) potwierdź udostępnienie danych.
Po zalogowaniu się, będziesz mógł korzystać z systemu zgodnie z posiadanym zakresem uprawnień. Jeśli działasz w imieniu firmy, upewnij się, że masz nadane odpowiednie uprawnienia w KSeF.
Co mnie checa, jeśli popełnię błąd przy wystawianiu faktury w KSeF?
Desde 2026 hasta okres przejściowy – w tym czasie nie są nakładane kary za błędy związane z korzystaniem z KSeF. Najważniejsze jest spokojne poznanie nowych zasad, wdrożenie systemu oraz dostosowanie procesów w firmach.
W tym okresie towarzyszymy przedsiębiorcom w przejściu na nowe rozwiązania i koncentrujemy się przede wszystkim na wsparciu praktycznym. Wspólnie przechodzimy przez proces wdrożenia – odpowiadamy na pytania, wyjaśniamy wątpliwości i wskazujemy dobre praktyki.
Prowadzimy szerokie działania informacyjne i szkoleniowe, w tym cykl spotkań „Środy z KSeF”, szkolenia dla poszczególnych branż oraz dni otwarte w urzędach skarbowych. Udostępniamy również materiały edukacyjne, instrukcje oraz narzędzia, które pomagają rozpocząć pracę z systemem.
Wszelkie informacje dostępne są na ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20
Jak działa samofakturowanie w KSeF?
Samofakturowanie w KSeF działa tak samo jak dotychczas – nabywca może wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy, pod warunkiem, że strony zawarły stosowną umowę. Jedyną zmianą jest konieczność nadania nabywcy odpowiednich uprawnień w systemie, aby mógł wystawiać e-faktury w imieniu sprzedawcy. Sam mechanizm samofakturowania oraz wynikające z niego obowiązki podatkowe pozostają natomiast bez zmian.
¿Co się dzieje po przekroczeniu limitu 10 000 zł oraz co wlicza się do tego limitu?
Jeżeli w danym miesiącu przekroczysz limit 10 000 zł masz obowiązek wystawiania faktur w KSeF – od faktury, która ten limit przekroczyła. Od tego momentu kolejne faktury również powinny być wystawiane w systemie.
Ważne: Po przekroczeniu limitu nie wracasz już do poprzednich zasad, nawet jeśli w kolejnych miesiącach wartość sprzedaży dokumentowana fakturami będzie niższa.
Do limitu wlicza się wyłącznie sprzedaż dokumentowaną fakturami, które podlegają obowiązkowi wystawienia w KSeF. Limitar ustala się jako łączną wartość tych faktur w danym miesiącu, liczonych w kwotach brutto (czyli wraz z VAT).
El límite de 10.000 PLN no se puede pagar si:
sprzedaży na rzecz osób fizycznych (B2C),
sprzedaży ewidencjonowanej na kasie fiskalnej,
paragonów z NIP do 450 PLN (faktury uproszczone),
faktur wyłączonych z KSeF na podstawie przepisów szczególnych.
Información adicional: ksef.podatki.gov.pl/ponizej-10-000-zl
Jak mam działać w trybie offline i offline 24?
W ramach obowiązkowego KSeF 2.0 funkcjonują dwa tryby wystawiania faktur: tryb online y tryb offline. Pruebe en línea wystawianie faktur polegające na wysyłce pliku faktury do KSeF w czasie rzeczywistym. Tryb offline sprowadza się natomiast do wystawienia faktury poza KSeF i dosłaniu jej później do systemu w określonym ustawowo terminie.
Pruébalo sin conexión:
tryb offline24 – możesz wystawić fakturę bez połączenia z KSeF, ale masz obowiązek przesłać ją do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego.
Ważne: twoj kontrahent otrzymuje tę fakturę w KSeF – nie wydajesz jej nabywcy przed przesłaniem jej do systemu.
tryb offline (niedostępność KSeF) – stosowany, gdy system KSeF jest czasowo niedostępny (np. przerwy serwisowe); faktury wystawiasz poza systemem i przekazujesz do KSeF najpóźniej dzień po zakończeniu tej niedostępności.
Ważne: twoj kontrahent otrzymuje tę fakturę w KSeF – nie wydajesz jej nabywcy przed przesłaniem jej do systemu. Informacja o czasowej niedostępności systemu z powodu prac serwisowych będzie publikowana w BIP MF z wyprzedzeniem oraz będzie dostępna z poziomu oprogramowania do wystawiania faktur, z którego korzystasz.
tryb awaryjny – stosuje się po ogłoszeniu awarii KSeF komunikatem w BIP MF oraz w oprogramowaniu interfejsowym. Pozwala on kontynuować wystawianie faktur mimo problemów technicznych systemu. W tym czasie faktura jest wystawiana elektronicznie zgodnie ze strukturą FA(3) i przekazywana kontrahentowi w uzgodniony sposób Następnie należy ją przesłać do KSeF w celu nadania numeru – nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii.
Ważne: tylko w tym przypadku możesz wydać fakturę swojemu kontrahentowi przed jej przesłaniem do KSeF.
awaria całkowita KSeF – nadzwyczajna sytuacja, w której KSeF nie funkcjonuje z przyczyn systemowych (np. związanych z bezpieczeństwem państwa lub infrastruktury). Komunikat o tej awarii zostanie udostępniony w środkach społecznego przekazu np. radio, telewizji, internacie. W tym okresie podatnicy mogą wystawiać faktury poza KSeF – bez stosowania wzoru faktury ustrukturyzowanej do KSeF i bez obowiązku późniejszego przesyłania ich do systemu. Faktury mogą być przekazywane kontrahentom w dowolny sposób, co ma zapewnić ciągłość obrotu gospodarczego w sytuacjach kryzysowych.
***
UWAGA: Jeśli wystawisz fakturę poza KSeF to nie wystawiaj jej ponownie w KSeF. Takie działanie skutkuje wystawieniem dwóch odrębnych faktur do jednej sprzedaży. Przy następnej sprzedaży wystaw fakturę już prawidłowo w systemie, tam też odbierze ją nabywca.
Przypominamy, że wizualizację faktury wystawca może wydać nabywcy dopiero po jej zarejestrowaniu w systemie (nadaniu numeru KSeF). Taka faktura jest wówczas opatrzona kodem i numerem KSeF.
Kiedy i jak złożyć ZAW-FA?
ZAW-FA składa się, aby uzyskać dostęp do KSeF i wyznaczyć osobę do jego obsługi.
Kogo dotyczy?
podmiotów niebędących osobą fizyczną (np. spółek, jednostek samorządu terytorialnego, fundacji, stowarzyszeń), które nie posiadają pieczęci kwalifikowanej,
organów egzekucyjnych.
¿Kiedy złożyć?
przed rozpoczęciem korzystania z KSeF.
Jak złożyć?
papierowo – w urzędzie skarbowym lub pocztą,
elektronicznie – przez e-Urząd Skarbowy do właściwego naczelnika urzędu.
Jak nadać uprawnienia swojej księgowej?
Najprościej nadać uprawnienia za pomocą systemu KSeF:a) zaloguj się do KSeF, b) przejdź do zarządzania uprawnieniami, c) wskaż osobę i nadaj jej odpowiedni zakres uprawnień.
¿Co oznacza kontekst logowania w KSeF?
Kontekst logowania to informacja, w czyim imieniu działasz w systemie.
wskazuje podmiot, dla którego wykonujesz operacje (np. firmę po NIP),
decyduje, jakie faktury y dane widzisz po zalogowaniu,
określa zakres Twoich uprawnień (np. wystawianie, podgląd).
W praktyce: Jeśli masz dostęp do kilku firm, wybierasz kontekst przy logowaniu – czyli wskazujesz, dla którego podmiotu chcesz realizować zadania.
Jak odebrać fakturę w KSeF?
a. Wybierz narzędzieMożesz korzystać z bezpłatnych rozwiązań Ministerstwa Finansów:
Aplikacja Podatnika KSeF (ksef.podatki.gov.pl),
Aplicación Mobilna KSeF,
e-mikrofirma (przez e-Urząd Skarbowy).
b. Zaloguj się do systemu
przez stronę KSeF lub system księgowy,
c. Wyszukaj fakturę
przejdź do zakładki „Lista faktur”,
znajdziesz tam wszystkie wystawione dla Ciebie faktury.
Regularnie sprawdzaj, czy pojawiły się nowe faktury – ma to znaczenie np. dla terminu płatności.
¿Jak uzyskać certyfikat i jakie są jego rodzaje?
Rodzaje certyfikatów KSeF:
certyfikat typu 1 – służy do uwierzytelniania się w systemie,
certyfikat typu 2 – wymagany przy wystawianiu faktur w trybach szczególnych (sin conexión-niedostępność KSeF, sin conexión24, tryb awaryjny); umożliwia oznaczenie faktury kodem QR do weryfikacji.
Jak uzyskać certyfikat?
Certyfikat KSeF można uzyskać poprzez złożenie wniosku w systemie – funkcjonalność ta jest dostępna w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.
Aby uzyskać certyfikat:a) należy uwierzytelnić się w KSeF jako podatnik lub osoba uprawniona (np. Krajowym Węzłem Identyfikacji Elektronicznej , podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią kwalifikowaną), b) następnie złożyć wniosek o wydanie certyfikatu, podając dane wymagane przez system, c) po poprawnym przetworzeniu wniosku certyfikat zostaje wydany i udostępniony do pobrania.
Certyfikat KSeF jest ważny nie dłużej niż 2 lata od daty jego wytworzenia lub od wskazanej przez podatnika daty rozpoczęcia jego obowiązywania.
¿Kto może uzyskać certyfikat?
Certyfikat może uzyskać każdy podatnik/podmiot posiadający NIP jak również osoby i podmioty przez niego uprawnione. Aby uzyskać certyfikat KSeF trzeba zalogować się do systemu.
Szczegółowe informacje na stronie: ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/certyfikaty-ksef
¿Kto musi korzystać z KSeF?
Obowiązek korzystania z KSeF (w zakresie wystawiania faktur) wprowadzany jest etapowo:
desde 1 lutego 2026 r. – dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z VAT) przekroczyła w 2024 r. 200 millones de PLN,
desde 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców oraz innych podmiotów wystawiających faktury (z wyjątkiem niektórych przypadków przewidzianych w przepisach),
desde 1 estilo 2027 r. – przedsiębiorcy, u których miesięczna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami nie przekracza 10 tys. zł. bruto.
Dla najmniejszych podatników przewidziano rozwiązanie przejściowe – jeżeli w danym miesiącu wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami (brutto, z VAT) nie przekracza 10 000 zł, nie powstaje obowiązek wystawiania faktur w KSeF do końca 2026 r. W przypadku przekroczenia tego limitu obowiązek ten powstaje od faktury, którą ten limit przekroczono.
¿Czy obowiązkowy KSeF dotyczy B2C?
Nie – obowiązkowy KSeF nie obejmuje faktur dokumentujących sprzedaż na rzecz konsumentów (B2C). Obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy relacji pomiędzy przedsiębiorcami (B2B), natomiast w przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF. Takie faktury mogą być nadal wystawiane poza systemem, na dotychczasowych zasadach. Istnieje możliwość dobrowolnego wystawiania w KSeF faktur B2C, pamiętając jednak o tym aby fakturę wydać nabywcy w sposób z nim uzgodniony (np. jako wydruk lub plik, opatrzony kodem QR).